La Ley de Libertad de Información (FOIA) y la transparencia del gobierno

La FOIA solo se aplica a los registros de las agencias federales del poder ejecutivo y de las agencias reguladoras independientes, unas 100 dependencias y agencias en todo el gobierno. No se aplica al Congreso, a los tribunales federales ni a los gobiernos estatales y locales, que tienen sus propias reglas de acceso, explicadas en la pestaña Más allá de la FOIA. Tampoco llega a empresas o personas privadas, aunque hagan negocios con el gobierno federal, salvo que un contratista guarde registros en nombre de una agencia.

Dentro del poder ejecutivo, el alcance de la ley también tiene límites reales. En casos como Kissinger v. Reporters Committee for Freedom of the Press (1980), los tribunales han dicho que las oficinas de la Oficina Ejecutiva del Presidente cuya única función es aconsejar y ayudar al presidente en persona, como el personal del Consejo de Seguridad Nacional en la mayoría de los casos, no cuentan como "agencia" según la FOIA. En cambio, las oficinas con bastante poder propio para regular o gastar por lo general sí están cubiertas.

La FOIA define "agencia" para incluir los departamentos ejecutivos, los departamentos militares, las corporaciones del gobierno, las corporaciones controladas por el gobierno y las agencias reguladoras independientes. Los contratistas del gobierno no son agencias, pero los registros que un contratista crea o guarda para una agencia, y que la agencia controla, se pueden pedir por medio de un pedido a la propia agencia.

La Oficina de la Casa Blanca, el personal del Consejo de Seguridad Nacional y la Oficina del Vicepresidente por lo general quedan fuera de la FOIA según Kissinger y fallos posteriores. En cambio, la Oficina de Administración y Presupuesto, la Oficina del Representante Comercial de EE. UU. y el Consejo de Calidad Ambiental sí están cubiertos, porque tienen bastante poder propio.

Cualquier persona, un ciudadano, un residente permanente, un extranjero, un periodista, una empresa o un grupo cívico, puede hacer un pedido de FOIA, y nunca tiene que explicar por qué quiere los registros ni qué piensa hacer con ellos. Es una decisión de diseño a propósito: como la ley trata un registro entregado como disponible tanto para quien lo pidió como para el público en general, una agencia no puede legalmente pedirle a alguien que justifique su interés antes de decidir si entrega material no protegido.

La única excepción importante son los cobros, que se explican más abajo. Ahí sí importa quién pide y para qué dice que quiere los registros, porque a los solicitantes comerciales, de medios, educativos y del público en general se les cobra con tablas distintas fijadas por ley, aunque todos tengan los mismos derechos sobre los registros.

No hay ningún requisito de ciudadanía o residencia. La excepción principal son los gobiernos extranjeros, a los que un cambio de 2002 les prohíbe hacer pedidos a las agencias de inteligencia. Un solicitante puede usar un seudónimo o pedir por medio de un abogado u organización, y las agencias no pueden exigir identificación, salvo para verificar la identidad de alguien que pide registros sobre sí mismo.

Como entregar algo por FOIA se trata como entregarlo a todo el mundo, las agencias a veces publican los registros que más se piden para no tener que procesar el mismo pedido una y otra vez. La ley de 2016 hizo esto obligatorio para cualquier registro que se haya pedido tres o más veces.

Un pedido de FOIA no tiene un formato legal obligatorio. Tiene que ser por escrito y describir los registros que se buscan con "reasonable specificity" (precisión razonable), es decir, con suficiente detalle, como un rango de fechas, nombres o un hecho concreto, para que un empleado de la agencia que conozca los archivos pueda encontrarlos sin una búsqueda demasiado amplia. Un pedido que solo dice "todo lo que tengan sobre el tema X", sin otros detalles, tiene muchas más probabilidades de atrasarse o de ser rechazado que uno que nombra oficinas, fechas o tipos de registros concretos.

Desde 2018, FOIA.gov tiene un portal para todo el gobierno que manda los pedidos a la oficina de FOIA correcta, aunque muchas agencias grandes también tienen sus propios sistemas en línea. También se puede mandar el pedido por correo postal o electrónico directamente a la oficina de FOIA de una agencia, cuyos datos de contacto cada agencia cubierta tiene que publicar.

Los expertos recomiendan nombrar la oficina que probablemente tiene los registros, dar un rango de fechas, decir qué tipo de documentos se buscan (correos, memorándums, agendas, contratos) y citar cualquier número de caso o de expediente que se conozca. Las agencias tienen que hacer una búsqueda "reasonably calculated" (pensada de forma razonable) para encontrar los registros, pero no tienen que investigar, responder preguntas ni crear registros nuevos.

Si un pedido no es claro o es demasiado amplio, la agencia debe contactar al solicitante para acotarlo en vez de negarlo, y el plazo de 20 días se puede pausar una vez para eso. Los solicitantes también pueden pedir que se procese más rápido si muestran una necesidad urgente, como la necesidad de informar pronto al público sobre una supuesta actividad del gobierno, aunque las agencias aprueban relativamente pocos de estos pedidos.

La FOIA fija tres categorías de cobro por ley, creadas con los cambios de 1986. Los solicitantes con fines comerciales pagan todo el costo de búsqueda, revisión y copias de la agencia. Los medios de comunicación, las instituciones educativas y las instituciones científicas sin fines comerciales solo pagan las copias, y solo después de las primeras 100 páginas. Todos los demás, la categoría normal para la mayoría de las personas, tienen gratis las primeras dos horas de búsqueda y las primeras 100 páginas de copias, y pagan tarifas normales por lo que pase de ahí.

Cualquier solicitante, sea de la categoría que sea, puede pedir aparte que no le cobren nada si muestra que entregar los registros probablemente ayudará mucho a que el público entienda cómo funciona el gobierno y que no es sobre todo para su propio interés comercial. En la práctica, muchos pedidos comunes de personas nunca generan una cuenta, porque el costo de búsqueda y copias queda dentro de lo que es gratis.

La búsqueda se cobra según el sueldo de los empleados que la hacen; la revisión, para decidir qué tachar, solo se les puede cobrar a los solicitantes comerciales. Si una agencia no cumple el plazo, las leyes de 2007 y 2016 por lo general le prohíben cobrar la búsqueda (y las copias a medios e instituciones educativas), salvo en pedidos muy grandes o poco comunes.

Para decidir si no se cobra nada, se mira si los registros tratan sobre las operaciones del gobierno, si informan de verdad, si llegarán a mucha gente y si no son sobre todo para fines comerciales. A periodistas e investigadores muchas veces no se les cobra. A alguien que pide su propio expediente por un asunto personal por lo general sí se le podría cobrar, pero casi nunca debe nada, porque la búsqueda queda dentro de lo que es gratis.

Las agencias tienen que responder dentro de los 20 días hábiles después de recibir un pedido. Los cambios de la FOIA Electrónica de 1996 alargaron ese plazo desde los 10 días hábiles que se pusieron en 1974, porque el plazo más corto no se podía cumplir. Las agencias pueden tomar 10 días hábiles más por "circunstancias poco comunes", como tener que buscar en varias oficinas regionales o consultar a otra agencia. Muchas agencias grandes también separan los pedidos en filas "sencillas" y "complejas", para que los pedidos fáciles no queden atrapados detrás de un atraso de pedidos difíciles.

En la práctica, el plazo de la ley y la espera real muchas veces son cosas muy distintas. Como la ley no pone ningún castigo real por no cumplir el plazo, más allá de dejar que el solicitante trate el atraso como un rechazo y apele o demande, las agencias con muchos pedidos y grandes atrasos suelen tardar muchos meses, y a veces años, en entregar registros de pedidos complejos. Esa brecha aparece cada año en los propios informes de las agencias al Departamento de Justicia.

El plazo de 20 días empieza cuando la oficina correcta de la agencia recibe el pedido, y se puede pausar una vez para aclarar algo y para resolver temas de cobro. Las "circunstancias poco comunes" permiten 10 días más con solo mandar una carta. Para pedidos muy grandes, una agencia puede negociar un plazo más largo o, en un juicio, alegar "circunstancias excepcionales" para pedirle más tiempo a un tribunal.

Los informes anuales de las agencias muestran grandes diferencias. Algunas oficinas responden pedidos sencillos en días, mientras que los pedidos complejos en agencias como el FBI, el Departamento de Estado y la CIA suelen tardar de uno a varios años, con tiempos promedio para pedidos complejos en las agencias más ocupadas que se miden en cientos de días.

Un solicitante al que le niegan registros, en todo o en parte, porque la agencia dice que aplica una excepción, que no hay registros o simplemente porque no respondió en el plazo de la ley, puede presentar una apelación administrativa directamente ante la agencia. La Ley de Mejoras a la FOIA de 2016 obliga a las agencias a darles a los solicitantes al menos 90 días para apelar. La propia agencia decide las apelaciones administrativas, y no le cuestan nada al solicitante.

Si la apelación administrativa no funciona, o si la agencia otra vez no cumple su plazo, el solicitante puede demandar ante un tribunal federal de distrito. Ahí, algo poco común en el derecho administrativo, es la agencia la que tiene que probar que negar los registros fue legal, y no el solicitante el que tiene que probar que no lo fue. Los solicitantes que ganan en lo principal en un juicio de FOIA también pueden cobrar gastos razonables de abogados, algo que se agregó con los cambios de 1974 justamente para que pudieran demandar quienes no tienen mucho dinero.

Una apelación administrativa por lo general va al consejero legal general de la agencia, que tiene que decidirla dentro de los 20 días hábiles (con 10 más posibles). Si la agencia deja de responder por completo, se considera que el solicitante ya agotó los recursos administrativos y puede demandar de inmediato.

En el tribunal de distrito, el caso casi siempre se resuelve con mociones de ambas partes apoyadas por un "índice Vaughn", una justificación documento por documento que la agencia debe presentar por cada cosa que niega. El tribunal revisa de nuevo cada negativa y puede ordenar que se entregue algo, pero no puede poner multas. La principal fuerza que tienen los solicitantes es el pago de los abogados y el riesgo de un fallo en contra de la agencia.

Según la Oficina de Política de Información del Departamento de Justicia, que reúne el informe anual obligatorio de cada agencia, las agencias federales recibieron un récord de 1,199,699 pedidos de FOIA en todo el gobierno en el año fiscal 2023. Fue la primera vez que el total anual pasó del millón. Las agencias procesaron 1,122,211 pedidos ese mismo año, y el atraso de pedidos sin resolver en todo el gobierno de hecho bajó un poco, casi un 3 por ciento, aunque seguían llegando más pedidos.

Los pedidos se concentran mucho. Las agencias que manejan muchos expedientes de personas, sobre todo los Servicios de Ciudadanía e Inmigración del Departamento de Seguridad Nacional, que reciben pedidos de inmigrantes que buscan sus propios registros, son por sí solas una gran parte del total del gobierno. Eso quiere decir que las cifras nacionales de FOIA dependen tanto de los casos de inmigración y beneficios como del periodismo de investigación o de los estudios de interés público.

El total de casi 1.2 millones de pedidos del año fiscal 2023 subió desde unos 928,000 en 2022 y unos 597,000 una década antes. El atraso en todo el gobierno ha estado entre 200,000 y 300,000 pedidos pendientes en los últimos años, y unas pocas agencias, el Departamento de Seguridad Nacional, el FBI y el Departamento de Estado, tienen la mayor parte.

Solo la USCIS recibe cientos de miles de pedidos al año, casi todos de personas no ciudadanas que buscan copias de su propio expediente de inmigración para usarlas en procesos legales. Ha creado un sistema en línea aparte y otras formas de acceso a los registros para bajar la cantidad de pedidos de FOIA. Por eso las cifras nacionales de FOIA reflejan los casos de inmigración tanto como el periodismo o la investigación.

La Excepción 1 protege los registros que están bien clasificados según una orden ejecutiva del presidente para proteger la defensa nacional o la política exterior, hoy la Orden Ejecutiva 13526. Una agencia tiene que mostrar dos cosas: que la información cumple las reglas de fondo para ser clasificada, y que de verdad se clasificó siguiendo el procedimiento correcto, no solo que el documento tiene un sello de clasificado.

Como los jueces federales por lo general no tienen acceso propio al contexto de inteligencia o diplomático detrás de una decisión de clasificar algo, los tribunales siempre les han dado mucho margen a las agencias en los casos de la Excepción 1. Aun así, los cambios de 1974 les dieron a los jueces el poder explícito de revisar en privado ("in camera") los registros clasificados en disputa, en vez de solo aceptar la palabra de la agencia, un poder que no existía en la ley original de 1966.

La Orden Ejecutiva 13526, que dio el presidente Obama en 2009, fija las reglas actuales de clasificación. Incluye las categorías que se pueden clasificar (planes militares, armas, fuentes y métodos de inteligencia, relaciones exteriores) y prohíbe clasificar información para ocultar delitos o evitar vergüenzas. Los tribunales han dejado que las agencias clasifiquen o vuelvan a clasificar información después de un pedido de FOIA, si lo hacen de buena fe.

Los jueces revisan los casos de la Excepción 1 sobre todo con declaraciones de las agencias que explican por qué entregar algo dañaría la seguridad nacional, y rara vez ordenan entregar algo que se dice clasificado. El Panel Interinstitucional de Apelaciones sobre Clasificación de Seguridad y el proceso de revisión obligatoria para desclasificar ofrecen otros caminos, fuera de la FOIA, para cuestionar una clasificación.

La Excepción 2 cubre registros que tienen que ver solo con las reglas y prácticas internas de personal de una agencia, cosas como las reglas de estacionamiento de los empleados o los procedimientos internos para entrar a un edificio, no temas de verdadero interés público. Por décadas, algunas agencias estiraron esta excepción tan limitada con una teoría amplia llamada "High 2", que cubría cualquier información interna técnica o delicada de seguridad, aunque no tuviera nada que ver con el personal.

La Corte Suprema terminó con esa práctica en Milner v. Department of the Navy (2011). En una decisión de 8 a 1 dijo que la Excepción 2 solo cubre registros de verdad sobre recursos humanos y relaciones con los empleados, y no los mapas de almacenamiento de explosivos y datos de seguridad que la Marina había intentado negar con la teoría "High 2". Según el seguimiento del Reporters Committee for Freedom of the Press, las agencias citaron mucho menos la Excepción 2 en los años después de Milner.

Antes de Milner, la doctrina "High 2" del Circuito de D.C., que venía del caso Crooker v. ATF (1981), había dejado que las agencias negaran registros internos cuya entrega pudiera ayudar a burlar la ley, una categoría mucho más amplia que las reglas de personal. Las agencias la usaban para guías, planes de seguridad y manuales de investigación.

Después de Milner (2011), mucho de ese material pasó a la Excepción 7(E), para técnicas policiales, o a la Excepción 1, para información de seguridad clasificada. Así que lo que se negaba en total no necesariamente bajó, aunque las citas de la Excepción 2 cayeron mucho. Hoy la Excepción 2 es una de las que menos se usan.

La Excepción 3 incluye las reglas para negar información que el Congreso ha escrito en otras leyes federales aparte, y deja que esas leyes concretas manden en vez de la regla general de entrega de la FOIA. Algunos ejemplos comunes son las partes del Código de Impuestos que protegen la información de las declaraciones de impuestos de las personas, las restricciones de la Ley de Energía Atómica sobre los datos de diseño de armas nucleares y las leyes que protegen la identidad de ciertas fuentes de inteligencia.

Para que cuente como Excepción 3, la otra ley tiene que no dejarle a la agencia ningún margen para entregar la información, o fijar criterios concretos para negarla, o nombrar tipos concretos de registros que se deben negar. Una mención vaga y general de confidencialidad en otra ley no basta. El Congreso agregó ese límite en 1976, después de que las agencias intentaran usar leyes de afuera demasiado amplias para esquivar las reglas más concretas de la FOIA.

Los tribunales reconocen, y el Departamento de Justicia cataloga, mucho más de 100 "leyes de la Excepción 3". Entre ellas están la protección de las fuentes y métodos de inteligencia de la Ley de Seguridad Nacional, el secreto del gran jurado de la Regla 6(e), la Ley del Censo y partes que protegen información de seguridad aérea y nuclear. Un cambio de 2009 exige que cualquier ley aprobada después de esa fecha mencione la FOIA de forma expresa para contar.

Las disputas muchas veces giran en si la otra ley obliga a negar la información o solo lo permite. La Corte Suprema, en CIA v. Sims (1985), leyó de forma amplia el texto sobre "fuentes y métodos" de la Ley de Seguridad Nacional, mientras que los tribunales inferiores han rechazado intentos de las agencias de meter cláusulas generales de confidencialidad en la Excepción 3.

La Excepción 4 protege los secretos comerciales y la información comercial o financiera que es privilegiada o confidencial. Cubre cosas como fórmulas propias, datos detallados de ventas o precios de contratos que una empresa le entregó a una agencia federal, muchas veces porque la agencia se lo exigió para hacer negocios o recibir un beneficio.

La regla legal sobre qué cuenta como "confidencial" cambió mucho con Food Marketing Institute v. Argus Leader Media (2019). El caso empezó cuando un periódico de Dakota del Sur le pidió al Departamento de Agricultura los datos, tienda por tienda, de cuánto se canjeaba del programa SNAP (cupones de comida). En una decisión de 6 a 3, la Corte Suprema dejó de lado la vieja prueba de los tribunales inferiores de "daño competitivo sustancial" y dijo que la información es confidencial según la Excepción 4 siempre que su dueño la mantenga privada por costumbre y se la haya dado al gobierno con una promesa de privacidad. Los defensores de la transparencia dicen que esa regla les hace mucho más fácil a las empresas ocultar sus datos comerciales.

Antes de entregar información que presentó una empresa, la Orden Ejecutiva 12600 obliga a la agencia a avisarle a esa empresa y darle la oportunidad de oponerse, el llamado proceso de "FOIA inverso". Si la agencia decide entregarla a pesar de la objeción, la empresa puede demandar para frenarlo según la Ley de Procedimiento Administrativo.

Después de Argus Leader (2019), las preguntas clave son si la empresa suele mantener privada la información y si el gobierno le dio una promesa, clara o implícita, de confidencialidad. El Departamento de Justicia ha dicho que, cuando una agencia no dio esa promesa, el viejo análisis de "daño competitivo" todavía puede importar. Por eso la regla después de 2019 sigue algo en el aire en los tribunales inferiores.

La Excepción 5 protege los memorándums entre agencias y dentro de una agencia que una parte privada no podría obtener en un juicio civil normal. Sobre todo cubre el material protegido por el privilegio del "proceso deliberativo" (borradores con recomendaciones francas y discusiones internas de política antes de tomar una decisión final), el privilegio entre abogado y cliente y el trabajo preparado por abogados. La razón, que la Corte Suprema explicó por primera vez en EPA v. Mink (1973), es que los funcionarios necesitan espacio para debatir con franqueza antes de tomar una postura final.

Según el propio resumen del Departamento de Justicia sobre la ley de 2016, la Ley de Mejora de la FOIA puso por primera vez límites reales a esta excepción. Agregó un límite de 25 años para que el privilegio del proceso deliberativo ya no aplique a registros de 25 años o más. El cambio apuntaba directamente a las agencias que habían usado la Excepción 5 para negar borradores internos de hace décadas que ya no tenían nada de delicado.

El privilegio del proceso deliberativo protege el material "previo a la decisión" y "deliberativo": borradores, recomendaciones y el ir y venir de ideas. Pero no protege el contenido solo de hechos que se puede separar, ni una política que ya se adoptó y que la agencia usa como su regla de trabajo. La Corte Suprema marcó esas líneas en los casos Sears (1975) y Renegotiation Board v. Grumman (1975).

En U.S. Fish and Wildlife Service v. Sierra Club (2021), la Corte dijo que unos borradores de opiniones biológicas que nunca se terminaron seguían protegidos, lo que limitó cuándo un "borrador" se vuelve un documento final que se puede entregar. El límite de 25 años de la ley de 2016 solo aplica al privilegio del proceso deliberativo, no al material de abogado y cliente ni al trabajo de abogados dentro de la Excepción 5.

La Excepción 6 protege los expedientes de personal, médicos y "parecidos" cuando entregarlos sería una invasión claramente injustificada de la privacidad personal. Obliga a las agencias y a los tribunales a pesar el interés de privacidad de la persona contra el interés público en que se entregue la información. Los casos de FOIA definen ese interés público de forma estrecha: qué tanto ayuda la entrega a mostrar lo que hace el propio gobierno, no la simple curiosidad del público sobre una persona privada.

La Corte Suprema aplicó una regla de privacidad muy parecida en National Archives and Records Administration v. Favish (2004). En una decisión unánime, dijo que la familia de Vince Foster, un abogado adjunto de la Casa Blanca cuya muerte se declaró suicidio, podía hacer valer un interés de privacidad reconocido para impedir que el gobierno entregara fotos crudas del lugar de su muerte. También dijo que quien quiere superar la objeción de privacidad de una familia necesita pruebas, no solo sospechas, de que el gobierno actuó mal.

En Department of State v. Washington Post Co. (1982), la Corte dijo que "expedientes parecidos" se lee de forma amplia: cualquier registro del gobierno con información sobre una persona concreta. Así, hasta un nombre y una dirección pueden activar la prueba de pesar intereses. Del lado del interés público solo cuenta la información que muestra algo sobre la conducta del gobierno.

En Department of State v. Ray (1991) y en el caso Reporters Committee (1989), la Corte subrayó que quién pide y para qué no importan al pesar los intereses, porque cualquier entrega es una entrega a todos. Las agencias suelen tachar nombres, direcciones de casa y datos parecidos según la Excepción 6, y entregar el resto del registro.

La Excepción 7 protege registros o información reunidos para fines policiales, pero solo cuando entregarlos causaría uno de seis daños concretos que el Congreso puso en una lista: estorbar un proceso en curso (7A), quitarle a alguien un juicio justo (7B), ser una invasión injustificada de la privacidad personal (7C), revelar una fuente confidencial (7D), revelar técnicas policiales delicadas (7E) o poner en peligro la vida o la seguridad física de alguien (7F).

La Excepción 7(C), la parte de privacidad, es la que más juicios ha generado. En Department of Justice v. Reporters Committee for Freedom of the Press (1989), la Corte Suprema decidió por unanimidad que el historial penal de una persona reunido por el FBI, su "rap sheet", está protegido por completo de la entrega. Esto aunque partes de esa misma información estén en teoría disponibles, pedazo por pedazo, en tribunales locales dispersos, porque juntar registros dispersos en un solo archivo fácil de consultar crea en sí un interés de privacidad. La Corte lo llamó proteger la "practical obscurity" (oscuridad práctica) de una persona.

La primera pregunta es si el registro se "reunió para fines policiales". En FBI v. Abramson (1982), la Corte Suprema dijo que la información mantiene ese carácter aunque después se resuma en un documento que no es policial. Las agencias con varias funciones tienen que mostrar la conexión con sus funciones policiales.

La 7(A) es temporal y se acaba cuando termina el proceso relacionado, mientras que la 7(C) y la 7(D) pueden ser permanentes. En NARA v. Favish (2004), la Corte extendió la privacidad de la 7(C) a la familia de una persona fallecida, y en el caso Nation Magazine (1995) el Circuito de D.C. limitó las negativas en bloque al exigir que las agencias vieran si parte de la información se podía entregar sin identificar a nadie.

La Excepción 8 protege los registros sobre la revisión, el funcionamiento o la situación de los bancos, cooperativas de crédito y otras instituciones financieras que supervisan reguladores federales como la Reserva Federal, la FDIC y la Oficina del Contralor de la Moneda. Cubre cosas como los informes confidenciales de revisión de los bancos y sus calificaciones de supervisión.

La razón, que casi nadie discute comparada con las otras excepciones, es que los bancos y sus reguladores necesitan poder hablar con franqueza sobre la salud financiera de un banco, incluidas las primeras señales de inestabilidad, sin que esas evaluaciones se hagan públicas y provoquen justo la corrida o la pérdida de confianza de los ahorradores que la supervisión busca evitar.

Los tribunales leen la Excepción 8 de forma muy amplia y protegen casi todos los registros que tienen que ver con la supervisión de los bancos, con la idea de que el Congreso no quería que se cuestionara qué cuenta como registro de "revisión". No solo cubre los informes de revisión, sino también la correspondencia, los memorándums y los datos que salen de la relación de supervisión.

La crisis financiera de 2008 trajo juicios sobre hasta dónde llega la Excepción 8. Bloomberg y Fox News lograron en 2011 que se entregaran registros de préstamos de emergencia de la Reserva Federal, después de que los tribunales decidieron que los datos de los préstamos no estaban protegidos. Pero el material de revisión y supervisión por lo general siguió protegido. La Ley Dodd-Frank agregó sus propias reglas de confidencialidad por encima de la Excepción 8.

La Excepción 9 es la más limitada de la FOIA y la que menos juicios ha tenido. Protege información y datos geológicos y geofísicos, incluidos mapas, sobre pozos, sobre todo datos de exploración de petróleo, gas y otros minerales que las empresas privadas les entregan a las agencias federales. El Congreso la agregó para evitar que un competidor usara un pedido de FOIA para obtener gratis los costosos datos de exploración que pagó otra empresa.

Como la protección de la Excepción 4 para información comercial confidencial ya cubre mucho de lo mismo, la Excepción 9 se usa mucho menos que las otras ocho en los informes anuales de FOIA de las agencias al Departamento de Justicia, y ha generado relativamente pocos casos en los tribunales de apelación en casi seis décadas de historia de la FOIA.

La excepción viene del mundo de las concesiones de petróleo y gas. Las empresas de exploración gastan mucho en estudios sísmicos y registros de pozos, y un competidor podría, sin esta excepción, hacer un pedido de FOIA a la Oficina de Administración de Energía Oceánica o a la Oficina de Administración de Tierras para conseguir esos datos gratis. Cubre los datos y mapas geológicos y geofísicos en bruto, no los análisis que hace la agencia sobre ellos.

Se usa muy poco, por lo general unas cuantas veces al año en todo el gobierno, y casi no hay casos en los tribunales de apelación que la interpreten. La mayoría de las disputas sobre datos de empresas de energía se pelean con la Excepción 4, donde la prueba de confidencialidad y el proceso de FOIA inverso están más desarrollados.

Además de las nueve excepciones con número, a veces las agencias pueden negarse legalmente a decir siquiera si existen los registros pedidos, una técnica conocida como respuesta Glomar. El nombre viene de Phillippi v. CIA, un caso de 1976 del Circuito de D.C. en el que la periodista Harriet Ann Phillippi pidió registros de la CIA sobre el Hughes Glomar Explorer, un barco que se usó en secreto para intentar sacar del mar un submarino soviético hundido. El tribunal dijo que la CIA podía negarse a confirmar o negar que existían los registros, porque solo admitir que existían ya revelaría la relación clasificada entre la CIA y el barco.

Una respuesta Glomar igual tiene que justificarse con una de las excepciones normales, casi siempre la Excepción 1 para material clasificado o la Excepción 7 para registros policiales. Los tribunales han puesto freno cuando ven que una agencia la usa de forma demasiado amplia para información que no es de verdad delicada. Décadas después, sigue siendo una de las herramientas más discutidas en los juicios de FOIA sobre seguridad nacional.

Una respuesta Glomar se puede tumbar con el "reconocimiento oficial": si el gobierno ya confirmó de forma oficial y pública que existen los registros concretos, después no puede negarse a confirmarlos o negarlos. Los tribunales aplicaron esto en ACLU v. CIA (Circuito de D.C., 2013), y le ordenaron a la CIA procesar un pedido sobre ataques con drones después de que funcionarios habían hablado del programa en público.

La respuesta Glomar se usa sobre todo en pedidos sobre vigilancia, listas de vigilancia, informantes y operaciones encubiertas, y cada vez más solicitantes la cuestionan señalando filtraciones, declaraciones oficiales o entregas anteriores. La respuesta relacionada de "ni número ni lista", que se niega a decir incluso cuántos documentos hay, es un paso más que los tribunales revisan con mucho cuidado.

La FOIA rige el acceso a los registros que ya existen, y la Ley del Gobierno a la Luz del Sol (Government in the Sunshine Act) de 1976 rige el acceso a las reuniones en sí. Obliga a unas 50 juntas y comisiones federales de varios miembros, órganos dirigidos por dos o más miembros nombrados por el presidente, como la Comisión Federal de Comunicaciones, la Comisión de Bolsa y Valores y la Comisión Federal de Comercio, a hacer en público sus reuniones formales de deliberación y a avisar antes al público la hora, el lugar y el tema.

La ley tiene sus propias excepciones, muy parecidas a varias de la FOIA. Deja que una agencia cubierta cierre parte de una reunión para hablar, por ejemplo, de asuntos policiales en curso o de información que cumpliría la regla de la Excepción 4 de la FOIA para datos comerciales confidenciales. Pero no se aplica a agencias dirigidas por una sola persona, como la Agencia de Protección Ambiental o el Departamento de Justicia, que no tienen una junta de varios miembros cuyas reuniones la ley buscaba abrir.

Una reunión está cubierta cuando suficientes miembros para tomar una decisión deliberan sobre asuntos oficiales. Las agencias tienen que votar en público para cerrar una reunión y guardar una transcripción o grabación de las partes cerradas, que después se puede pedir. La ley se aprobó en 1976 junto con cambios a la Ley de Comités Asesores Federales, como parte de una ola de transparencia después de Watergate.

Las agencias le han quitado fuerza a la ley haciendo el trabajo por medio de su personal, con "votos por escrito" y con reuniones de uno a uno entre miembros, que quedan por debajo del número necesario para que cuente como reunión. En 1984, un caso de la Corte Suprema (FCC v. ITT World Communications) dijo que unas consultas internacionales informales no eran "reuniones". Las propuestas para ampliar la ley no se han aprobado.

El Congreso aprobó la Ley de Privacidad de 1974 el mismo año en que fortaleció la FOIA, y a las dos leyes se les suele llamar leyes compañeras. La FOIA deja que cualquier persona pida registros de las agencias en general. La Ley de Privacidad les da a las personas un derecho concreto a ver y pedir que se corrijan los registros que una agencia federal guarda sobre ellas en un "sistema de registros" que se busca por nombre u otro dato personal. Además, les prohíbe a las agencias entregar esos registros personales a terceros sin el permiso de la persona.

Las dos leyes pueden apuntar en direcciones distintas sobre el mismo documento. Un ciudadano que pide su propio expediente por lo general obtiene más acceso según la Ley de Privacidad que un desconocido que pide el mismo expediente por la FOIA, porque la protección de privacidad de la Excepción 6 de la FOIA está hecha justamente para que terceros no usen la FOIA para saltarse las reglas más estrictas de permiso de la Ley de Privacidad.

La Ley de Privacidad obliga a las agencias a publicar en el Registro Federal descripciones de sus "sistemas de registros", limita las entregas a doce excepciones de una lista (incluidos los "usos de rutina" que la agencia haya publicado) y permite demandar por daños cuando la violación es a propósito. Se aplica a ciudadanos de EE. UU. y residentes permanentes legales.

La ley tiene excepciones importantes. Los sistemas policiales y de inteligencia pueden quedar fuera de las reglas de acceso y corrección, y la excepción de "uso de rutina" se ha criticado como un hueco que deja que las agencias compartan datos personales con mucha libertad. Quienes buscan sus propios registros suelen pedirlos al mismo tiempo por la FOIA y por la Ley de Privacidad, para que la agencia aplique la que dé más acceso.

La Ley de Comités Asesores Federales (FACA), aprobada en 1972, obliga a la mayoría de los comités asesores externos que crean las agencias federales, grupos de expertos que no son del gobierno y que le dan recomendaciones formales, a hacer reuniones abiertas, avisar con tiempo, llevar minutas detalladas y poner esas minutas y otros registros del comité a disposición del público.

La FACA se escribió justamente para impedir que las agencias usaran paneles asesores supuestamente independientes para armar posturas de política a puertas cerradas, diciendo luego que las recomendaciones venían de un grupo neutral de afuera. Ha estado en el centro de varias disputas muy sonadas sobre quiénes formaban y qué tan transparentes eran grupos de trabajo que distintos gobiernos crearon para armar políticas de energía, salud y regulación.

La FACA exige un acta de creación, un funcionario federal designado en cada reunión, miembros equilibrados, reuniones abiertas con aviso en el Registro Federal y acceso público a las minutas y documentos "made available to or prepared for" (entregados a o preparados para) el comité. La Administración de Servicios Generales (GSA) maneja el sistema de todo el gobierno, que incluye alrededor de 1,000 comités creados.

Los juicios han puesto a prueba sus límites. En Public Citizen v. Department of Justice (1989), la Corte Suprema dijo que el panel de la ABA que evalúa a los candidatos a jueces no era un comité de la FACA. Y en Cheney v. U.S. District Court (2004), devolvió una demanda sobre el grupo de trabajo de energía de 2001, al decir que la participación de personas privadas no hace en automático que un grupo de la Casa Blanca sea un comité cubierto.

El Congreso aprobó la Ley de Registros Presidenciales (PRA) en 1978, como respuesta directa al intento del gobierno de Nixon de tratar las grabaciones y papeles de la época de Watergate como propiedad personal de Nixon. La PRA dejó claro que los registros oficiales del tiempo de un presidente en el cargo le pertenecen al público, no a la persona que ocupó el cargo, y los pone bajo custodia de los Archivos Nacionales cuando el presidente se va.

La PRA y la FOIA se relacionan de una forma importante que se entiende mal con facilidad. Por lo general, los registros presidenciales no se pueden pedir por FOIA mientras el presidente sigue en el cargo. Y aun después de que se va, la PRA deja que el presidente que sale limite el acceso público a ciertas categorías delicadas de sus registros hasta por 12 años. Después, la mayoría, aunque no todos, se pueden pedir por FOIA de forma normal por medio de los Archivos Nacionales.

Según la PRA, el Archivista toma la custodia de los registros de un presidente cuando termina su mandato, y tanto el expresidente como el presidente en funciones pueden alegar privilegios constitucionales para retrasar la entrega. Los pedidos de acceso se procesan con las reglas de la FOIA desde cinco años después de que el presidente se va, con hasta seis categorías que el presidente saliente puede limitar hasta por 12 años.

La orden ejecutiva de 2001 que dejaba que los expresidentes y sus familias bloquearan la entrega sin límite de tiempo se anuló en 2009. Ha habido disputas repetidas sobre el alcance de la PRA, como los registros de aplicaciones de mensajes y su relación con las leyes penales sobre documentos clasificados. La ley en sí no tiene castigos penales y depende del Archivista y de los tribunales.

La Ley de Inspectores Generales de 1978 creó oficinas de vigilancia independientes, hoy más de 70 en todo el gobierno federal. Están dentro de cada agencia, pero son independientes del jefe de la agencia, y su trabajo es auditar programas e investigar el desperdicio, el fraude y el abuso. Los inspectores generales publican informes públicos regulares, muchas veces muy detallados, y tienen que informar los problemas graves directamente al Congreso. Funcionan como un control interno constante que no depende de que alguien de afuera haga un pedido de FOIA.

A diferencia de la FOIA, que reacciona a lo que alguien pide, las oficinas de los inspectores generales eligen por su cuenta qué investigar y publicar. Eso les da un papel propio en la transparencia: la FOIA deja que el público saque registros concretos que ya sabe que tiene que pedir, mientras que los inspectores generales publican hallazgos que el público quizá nunca habría sabido pedir.

En las agencias grandes, a los inspectores generales los nombra el presidente y los confirma el Senado; en las más pequeñas, los nombra el jefe de la agencia. Solo se les puede sacar con un aviso por escrito al Congreso con 30 días de anticipación que explique las razones, una protección que el Congreso reforzó en 2022. Pueden obligar a entregar documentos, tienen su propio personal de investigación y, en muchos casos, poderes policiales.

El Consejo de Inspectores Generales para la Integridad y la Eficiencia coordina a todas estas oficinas y maneja oversight.gov, una base de datos pública de sus informes. Los hallazgos de los inspectores generales muchas veces se vuelven la base de pedidos de FOIA y de noticias posteriores, pero las oficinas trabajan por su propia iniciativa y por denuncias, no porque alguien lo pida.

La Oficina de Rendición de Cuentas del Gobierno (GAO), una agencia no partidista que trabaja para el Congreso y no para el poder ejecutivo, hace sus propias auditorías e investigaciones independientes de los programas federales, e informa sus hallazgos, incluso sobre cómo se maneja la propia FOIA, directamente al Congreso y al público. Como la GAO trabaja para el poder legislativo, queda totalmente fuera de la FOIA, que solo se aplica a las agencias del poder ejecutivo.

Los informes frecuentes de la GAO sobre los atrasos de la FOIA, las demoras y el cumplimiento de las agencias son una forma de transparencia basada en la supervisión, distinta de los juicios de FOIA. La GAO puede obligar a las agencias a cooperar y ver sus datos internos con su propio poder legal de auditoría, algo que un solicitante común de FOIA no puede hacer.

La GAO, dirigida por el Contralor General con un periodo de 15 años, audita programas, evalúa políticas, da opiniones legales sobre el gasto federal y mantiene la "Lista de Alto Riesgo" de programas expuestos al desperdicio y al mal manejo. Sus informes son públicos, y las agencias tienen que informar si aplicaron las recomendaciones de la GAO.

La GAO puede demandar a una agencia para hacer valer su acceso a los registros, un poder que usó cuando cuestionó el grupo de trabajo de energía de la época de Bush en Walker v. Cheney (2002), un caso que se desechó porque se decidió que la GAO no tenía derecho a demandar en esa situación. Como trabaja para el Congreso, sus propios registros quedan fuera de la FOIA, aunque por su cuenta entrega la mayoría del material que no es delicado.

La FOIA solo se aplica al gobierno federal. Cada estado tiene su propia ley de registros públicos o de "luz del sol" que rige el acceso a los registros de los gobiernos estatales y locales, y estas leyes cambian mucho en alcance, excepciones, cobros y formas de hacerlas cumplir. Un registro de la policía de una ciudad o de una agencia estatal se rige por completo por la ley de ese estado, no por la FOIA, aunque el programa reciba fondos federales.

Como hay 50 sistemas estatales distintos más la ley federal, un solo proyecto de investigación que abarque varios estados, o el gobierno federal y los estatales juntos, muchas veces exige hacer pedidos bajo varios sistemas legales distintos a la vez, cada uno con sus propios plazos, cobros y excepciones. Organizaciones estatales y nacionales de libertad de prensa y de gobierno abierto trabajan seguido para ayudar a los solicitantes con esta complejidad.

Las leyes estatales cambian en cosas de fondo. Algunos estados (Florida, Texas) tienen una presunción fuerte a favor de la apertura y plazos cortos. Otros ponen plazos largos, cobros altos o excepciones amplias para "documentos de trabajo" y registros policiales. Para hacerlas cumplir hay desde un defensor (Connecticut, Texas) hasta solo demandas, y algunos estados solo aceptan pedidos de sus propios residentes, un límite que la Corte Suprema aceptó en McBurney v. Young (2013).

Los registros legislativos y judiciales muchas veces quedan fuera de las leyes estatales de registros abiertos, igual que quedan fuera de la FOIA, y muchos estados también tienen leyes de reuniones abiertas parecidas a la Ley del Gobierno a la Luz del Sol federal. Grupos nacionales como el Reporters Committee for Freedom of the Press y la National Freedom of Information Coalition publican guías estado por estado para los solicitantes.